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Boîtes à outils : désignation

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Cette section est conçue à l’intention des organismes de santé qui initient ou qui poursuivent leur démarche de désignation.
 
Elle s’inscrit dans le cadre de notre activité d’accompagnement et d’évaluation continue de la désignation auprès des fournisseurs de services des régions de Champlain et du Sud-Est.
 
Point de départ
 
Le Réseau accompagne les organismes de santé tout au long de leur démarche en vue de l’obtention de la désignation.
 
Cet appui sur mesure s’avère utile au moment d’élaborer votre plan de désignation et de mesurer si celui-ci est conforme aux critères de désignation. Notre objectif est de vous aider à préparer votre demande comme fournisseur attitré de services de santé en français auprès de la province de l’Ontario.
 
Cette section s’adresse à vous si
 
  • vous amorcez le processus de désignation en tant qu’organisme identifié;  
  • vous vous préparez à l’attestation de conformité requise par le ministère de la Santé et des Soins de longue durée en tant qu’organisme désigné;  
  • vous vous apprêtez à répondre aux conditions locales de votre entente de responsabilisation avec le RLISS de Champlain ou le RLISS du Sud-Est;  
  • vous vous intéressez à l’offre active de services de santé en français.
 
Nous vous invitons à discuter avec l’un des membres de notre équipe de planification afin de poursuivre votre démarche.
 
 
Critères et conformité
 
L’obtention du statut d’organisme désigné est possible moyennant le respect de cinq critères fixés par l’Office des affaires francophones de l’Ontario.
 
Ces critères, ou résultats attendus, ont été mis à jour en 2013 par l’Office.
 
Le Réseau a intégré les critères révisés à sa pratique organisationnelle pour mieux vous appuyer dans votre démarche d’amélioration de services de santé en français.

Critères pour la désignation d’organismes selon la Loi sur les services en français
 
1. L’offre de services en français doit être permanente et de qualité supérieure assurée par des employés ayant les compétences requises en français.
2. L’accès aux services doit être garanti et suivre le principe de l’offre active.
3. La représentation effective de francophones au conseil d’administration et à ses comités est incluse dans les règlements administratifs et doit refléter la proportion de la communauté francophone au sein de la population desservie.
4. Il doit y avoir une représentation effective de francophones dans l’équipe de haute direction.
5. Le conseil d’administration et la haute direction doivent être imputables à l’égard de la qualité des services en français.



De façon concrète, voici comment peuvent s’appliquer les critères au sein de votre organisation.
 
Offre de services en français permanente et de qualité supérieure assurée par des employés ayant les compétences requises en français
 
Ceci implique entre autres :
  • de planifier la prestation de services directs à la clientèle francophone
  • d’offrir des services en français selon les normes de services applicables
  • d’évaluer les compétences linguistiques du personnel en fonction des postes définis
 
Accès aux services garanti selon le principe de l’offre active
 
Ceci implique entre autres :  
  • de favoriser la compréhension et l’adoption des principes de l’offre active à l’interne
  • d’intégrer la dimension « services en français » dans les systèmes de gestion et de planification opérationnelle
 
Représentation effective de francophones au conseil d’administration et à ses comités dans les pour refléter la proportion de la communauté francophone
 
Ceci implique entre autres : 
  • d’assurer une représentation des francophones au conseil d’administration
  • d’assurer une participation des francophones aux comités et instances d’engagement ou d’interaction communautaire
 
Représentation effective de francophones dans l’équipe de haute direction
 
Ceci implique entre autres :
  • d’assurer une représentation des francophones au sein de l’équipe de direction
  • d’améliorer l’information de gestion concernant les services en français
  • de fournir un état de situation des capacités linguistiques de la haute gestion et des cadres intermédiaires
 
Désignation 101 : le Guide
 
Le Guide de la désignation (disponible en français et en anglais) est un document d’appui s’adressant aux dirigeants et aux responsables des services de santé en français au sein des organismes de santé de l’Est et du Sud-Est de l’Ontario.
 
Le Guide a pour but de répondre aux questions de contexte et de favoriser la compréhension du processus de désignation. Les informations qu’il contient vous seront utiles au moment d’entreprendre – ou de poursuivre – votre démarche d’amélioration des services de santé en français au sein de votre établissement. Il est pratique si vous êtes à la recherche de points de repères en désignation ou si vous intéressez à l’offre active des services en français.
 
 
L’engagement de vos dirigeants
 
Une démarche de désignation implique plusieurs paliers d’une organisation.
 
Le personnel du Réseau est disponible pour vous appuyer à chacune des étapes, dont la présentation du contexte de la désignation et son incidence sur votre organisation à votre conseil d’administration ou à votre équipe de direction.
 
 
Un plan d’action pour votre démarche
 
Le Plan d’action a été conçu afin de faciliter votre travail et celui de votre organisme au moment de poursuivre votre démarche de désignation ou de revoir votre plan de désignation.
 
Il s’agit d’un outil pour vous guider dans la préparation d’un plan de désignation complet qui servira à faire la demande de désignation auprès du ministère de la Santé et des Soins de longue durée de l’Ontario.
 
Présenté sous forme de document Excel, le gabarit du Plan d’action comprend plusieurs innovations :
 
  • Sous forme dynamique et évolutive, il permet de vérifier en temps réel votre progression ou votre degré de préparation au plan de désignation.  
  • L’automatisation des informations facilite le travail en équipe et vous permet d’être plus efficace dans la manipulation et l’analyse de vos données.  
  • Il intègre tous les renseignements dont vous avez besoin pour structurer l’offre de services en français.  
  • Il facilite le travail de collaboration avec le Réseau à chaque étape de votre démarche.
 
Présenté par le Réseau dans la région du Sud-Est en 2015, l’outil est en cours d’utilisation et continue de faire l’objet d’améliorations pour mieux répondre à vos besoins.
 
Communiquez avec nous pour obtenir une copie de l’outil.